Tymczasowy rachunek sprzedaży czyli co to jest proforma?

Więcej szczegółów o tym, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty.

Wszyscy, którzy prowadzą firmę, ale również i gros osób dokonujących zakupów online, spotkali się choć raz z fakturą proforma. Nie każdy natomiast wie, czym naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.

Co to jest faktura proforma?

Po łacinie pro forma oznacza „dla pozoru”, zatem nieraz spotykamy się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, zatem nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Zaleca się jednakże zatrzymać ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który rodzajem zaproponowania konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zrealizowania usługi ani nabycia towaru, czyli zgodnie z ustawą o VAT nie nie stanowi podstawy do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, bo mówi o sprzedaży lub usłudze, która jeszcze nie jest wykonana, tym samym warunki transakcji w niej opisane mogą w dalszym ciągu być zmodyfikowane.

Co powinno znaleźć się na fakturze proforma?

Faktura proforma wygląda i posiada podobne elementy co faktura VAT, m.in.:

  • miejsce oraz datę jej wystawienia,
  • dane kontrahentów,
  • nazwę usług lub towarów, będących przedmiotem transakcji (wespół z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
  • wartość netto i brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
  • informacja o wysokości uwzględnionych zniżek,
  • stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu zapłaty,
  • wskazanie daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

Żeby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Trzeba również pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy kontrahent wpłaci już zaliczkę lub uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.