Krajowy System e-Faktur – szybszy zwrot VAT i nie tylko

E-faktury - poszerz swoje wiadomości!

System faktur ustrukturyzowanych miał planowo działać już w październiku 2021 r., ale finalnie osobom prowadzącym działalność gospodarczą na udostępnienie Krajowego Systemu e-Faktur przyszło poczekać kilka miesięcy dłużej. Projekt ruszył z początkiem 2022 r. Po 12 miesiącach okresu przejściowego, w którym stosowanie KSeF jest fakultatywne, zaczynając od roku 2023 stanie się to wymogiem dla wszystkich czynnych podatników VAT, jak i dla właścicieli firm zwolnionych z tego podatku.

Faktura ustrukturyzowana – ułatwienie dla dla księgowych

Faktura ustrukturyzowana to po prostu dokument elektroniczny, który posiada precyzyjnie sformułowaną strukturę informacji opisanych z użyciem znaczników XML. Takie kodowanie właściwie mało co mówi człowiekowi, który nie potrafi go odczytać, lecz dla stosownej aplikacji do wystawiania oraz rozliczania faktur dokument tego typu będzie doskonale zrozumiały. Fakt, że faktury otrzymują ujednolicony format prowadzi do tego, że bez względu na to których programów księgowych użyją obie strony transakcji, dane będące składnikami faktury ustrukturyzowanej będą rozszyfrowane tak samo. Jest to istotny postęp przede wszystkim dla biur rachunkowych, które do tej pory nagminnie spotykały się z przypadkami nieprawidłowego przeniesienia przez oprogramowanie księgowe danych z faktur dostarczanych przez klientów w postaci fotografii faktury papierowej lub pliku PDF. Faktury ustrukturyzowane kompletnie wykluczają możliwość błędu przy przenoszeniu informacji z faktury przez człowieka, jak również niepoprawnego ich rozszyfrowania przez oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków.

Krajowy System Faktur – bardziej wnikliwa kontrola systemu podatkowego

Wszyscy właściciele firm od stycznia 2021 r. mogą wystawić lub odebrać fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF właściciele firm zyskują przede wszystkim poprawę bezpieczeństwa rozliczeń, ponieważ mogą być pewni, że faktury się nigdzie nie zapodzieją (KSeF przetrzymuje dane o nich przez 10 lat), są zwolnieni z konieczności przesyłania pliku JPK_FA, jak również szybciej odbiorą zwrot VAT. Z kolei Ministerstwo Finansów dostaje instrument, który pozwala na dokładniejszą kontrolę systemu podatkowego, czyli lepiej zapobiega nieprawidłowościom w obszarze podatku dochodowego, akcyzowego i od towarów i usług. Co ważne, obowiązek stosowania KSeF nie równa się zakazowi używania zewnętrznej aplikacji do księgowania, jednakże należy dokonać jej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.